FAQ-Stemmallen

INSTRUCTIE VOOR STEMBUREAUMEDEWERKERS DOWNLOADEN [86 KB] .

AANBETALING 50%, waarom?

Voor het maken van een custom product vragen we altijd een aanbetaling van 50%; dit is gebruikelijk in de technische branche.

AFHAALBEWIJS, waar kan ik het vinden en waarom heb ik het nodig?

Het afhaalbewijs is de bevestigingsmail van het reserveringssysteem waar de afhaalafspraak wordt gemaakt (button rechts naast ‘order' button). Daarop staat niet alleen de eigen gemeente, maar ook - mits van toepassing - de overige gemeentes waarvoor wordt afgehaald. Het geprinte afhaalbewijs is nodig voor het afhalen van de mallen; daarmee worden vergissingen voorkomen.

AFHAALPLANNER, waar, en hoe werkt het?

• De button ‘afhaalafspraak’ zit naast de ‘order’ button.
• Het is mogelijk de afspraak te wijzigen zolang er op de gewenste datum/tijdstip voldoende plaats is.
• De afhaalafspraken kunnen gepland worden binnen een tijdblok van 1 uur.
• Vul bij ‘Eigen gemeente’ alleen de gemeente in van degene die komt afhalen en bij ‘Overige gemeente(s)’ de gemeente(s) waarvoor ook wordt afgehaald.
Let op: alleen spaties tussen de gemeentenamen, geen komma’s of schuine strepen.
• We zijn er bij de beschikbare data – 9 t/m 11 maart – van uitgegaan, dat er weer 3 verkiezingsdagen zullen zijn (13 t/m 15 maart).
• Als er maar 1 verkiezingsdag is – woensdag 15 maart – komen maandag 13 en dinsdag 14 maart mogelijk ook nog beschikbaar en kunnen 9, 10 en 11 maart komen te vervallen.
• Dat zullen we kenbaar maken zodra zeker is welke verkiezingsdag(en) er zijn.
• Aanvullende info: De komende dubbele verkiezingen betekenen voor ons ook dubbele productietijd. Als er 3 verkiezingsdagen zijn scheelt ons dat 4 dagen productietijd – donderdag, vrijdag, zaterdag en zondag –; we zullen alleen de afhaaldata wijzigen als dat absoluut noodzakelijk is.

AFHALEN, waarom en hoe kan ik de stemmallen afhalen?

• Ivm risico voor beschadiging of verlies verzenden wij de mallen niet. Als er iets mis zou gaan zou er niet voldoende tijd zijn om een vervangende mal te maken en zouden alle verwachtingen, inspanningen en kosten te niet worden gedaan.
• Daarnaast speelt de grote tijdsdruk een rol. Het maken van de stemmallen is een intensief en tijdrovend proces dat in een extreem korte periode moet plaatsvinden, waardoor we net op tijd voor de verkiezingen kunnen leveren. Mede daardoor is er ook nog te weinig tijd om de transporten naar alle gemeentes te regelen.
• De meeste gemeentes spreken met naastgelegen gemeentes af om elkaars mallen af te halen, zodat er maar één hoeft te rijden. In het overzicht links op de stemmallenpagina staan alle gemeentes die vorig jaar meededen, in rood. Voor 2023 betekent blauw = offerte en groen = order.
• De afhaalafspraak kan worden gemaakt met het reserveringssysteem (button ‘afhaalafspraak’ naast ‘order’ button).
• De gemeente die de afhaalafspraak maakt krijgt een automatische bevestiging per e-mail, waarin ook eventueel de gemeentes waarvoor wordt afgehaald worden genoemd. Die gemeentes krijgen géén e-mailbevestiging. Dat moet onderling worden geregeld.
• Neem bij het afhalen die geprinte bevestigingsmail van het reserveringssysteem mee. Die is tevens het afhaalbewijs. Dit om vergissingen te voorkomen.

DRUKKERIJEN BESTANDEN, hoe krijgt het FabLab Den Haag die zo snel mogelijk?

We krijgen de pdf’s van de stembiljetten rechtstreeks van de drukkerijen. Dat is sneller, we zijn er zeker van dat we het juiste digitale bestand krijgen en het scheelt gemeentes en ons veel tijd, want het voorkomt communicatie.

FACTUUR, hoe verstrek ik de juiste gegevens voor de factuur?

Vermeld op het orderformulier de exacte adresgegevens van de crediteurenafdeling. Zo nodig met Order-, Referentie- of Routenummer. Achteraf kunnen we geen nieuwe facturen meer maken.

LEVERINGSVOORWAARDEN FABLAB DEN HAAG, waarom?

Bij de offerte én bij de factuur sturen we onze leveringsvoorwaarden mee. Helaas kunnen we niet akkoord gaan met de Inkoopvoorwaarden van gemeentes. Als klein bedrijf met een dergelijke hoog-risico opdracht - qua custom-productie en immense tijdsdruk - kunnen we de verantwoordelijkheid niet op ons nemen, mocht er iets fout gaan. We werken al vanaf 2018 met alle gemeentes volgens onze voorwaarden. Inmiddels hebben we een zeer goede reputatie opgebouwd en er zijn nog nooit incidenten voorgevallen.

OFFERTE-, ORDER- EN AFHAALPROCES, hoe werkt het?

• Op onze stemmallenpagina staan 3 buttons naast elkaar: ‘offerte’, ‘order’ en ‘afhaalafspraak’.
• Als de offerte akkoord is hoeft deze niet ondertekend opgestuurd of gemaild te worden.
• Het is voldoende als het orderformulier volledig wordt ingevuld.
• Daarna sturen we ter bevestiging een document met aanbetalingsfactuur en leveringsvoorwaarden.
• Met de button ‘afhaalafspraak’ – naast de ‘order’ button – kunnen datum en tijd van afhalen al worden gemaakt bij het plaatsen van de order. Als voor gezamenlijk afhalen met andere gemeentes wordt gekozen is het beter de afspraak te maken als alles onderling is geregeld. De afspraak kan eventueel nog gewijzigd worden.
• Links op de stemmallenpagina staat een lijstje met deelnemende gemeentes, in kleur. Rood is GR2022, blauw = offerte PS/WS2023 en groen = order PS/WS2023. Enkele weken voor de afhaaldagen zijn de gemeentenamen LICHTGROEN als er een afhaalafspraak is gemaakt en DONKERGROEN zolang dat nog niet is gedaan.
• De gemeente die de afhaalafspraak maakt krijgt een automatische bevestiging per e-mail. De gemeentes waarvoor wordt afgehaald niet. Dat graag onderling regelen. De gemeentes waarvoor eventueel wordt afgehaald staan ook op de bevestigingsmail, dus die kan zo worden doorgestuurd.
• Neem bij het afhalen de geprinte bevestigingsmail mee. Die is tevens het afhaalbewijs. Dit om vergissingen te voorkomen.

ORDER-, REFERENTIE- OF ROUTENUMMER vermelden, waarom is dat nodig?

Vermeld altijd het Order-, Referentie- of Routenummer op het orderformulier. Als u dat niet heeft kunt u uw naam invullen. Achteraf kunnen we geen nieuwe facturen meer maken.

PAKBONNEN, waar kan ik die vinden?

De pakbonnen worden 1x geprint. Op elke verpakking zit een pakbon. We kunnen achteraf geen extra bonnen printen.

PR VOOR DOELGROEP, hoe kan ik dit het beste aanpakken?

Uit een eerdere nieuwsbrief van de Oogvereniging:
• Het is voor mensen met een visuele beperking van belang dat zij zich goed kunnen voorbereiden op het stemmen. Hiervoor is het belangrijk dat u goede informatie op uw website hebt staan en via uw andere kanalen verspreidt, zoals bijvoorbeeld sociale media en huis-aan-huis bladen.
• De boodschap die u kunt uitdragen naar de kiezers:
Breng op 13, 14 en 15 maart uw stem uit voor de Provinciale Staten- en Waterschapsverkiezingen.
• U kiest zelf hoe u stemt: – met de stemmal en Soundbox (met behoud van stemgeheim); – loep/camera op uw telefoon; – onder begeleiding van een derde (eigen begeleider of stembureaumedewerker; – of machtig een derde.
• De Oogvereniging zet zich in voor inclusieve verkiezingen waarbij mensen met een visuele beperking zelf kunnen kiezen hoe zij stemmen.

SOUNDBOX, hoeveel zijn er nodig?

Voor élk STEMHOKJE is één SOUNDBOX voldoende, omdat alle benodigde kieslijsten op de SOUNDBOX gezet kunnen worden en de kiezer die per stuk kan laten 'afspelen". Zie ook
[info soundbox]

STEMFORMULIER MAAT, waarom passen ze soms niet precies in de stemmal?

De drukkerijen hanteren snijmarges van +/+ of -/- 3 mm. Als een formulier iets te klein is gesneden, maakt dat voor het gebruik niets uit. Als het iets te groot is kan het op de snelste manier kleiner worden gemaakt door het in de mal te leggen en het overstekende deel met de nagel tegen de rand iets om te vouwen. Een iets kleiner of iets groter gesneden formulier betekent dus niet dat onze stemmal niet het juiste formaat heeft, omdat die geproduceerd is naar de maat van de pdf van het stemformulier dat de drukkerij ons verstrekt. Ter controle – voor ons, maar ook voor de gemeentes – ligt ons geprinte formulier in elke stemmal.

STEMFORMULIER ONGEVOUWEN, waarvoor is dat nodig?

Ongevouwen stemformulieren zijn makkelijker en sneller op de juiste plaats in de stemmal te leggen. Dit geldt vooral bij grote stemmallen, maar de drukkerijen bieden sinds kort standaard de ongevouwen formulieren aan.

STEMFORMULIER-TESTFORMULIER, waarvoor gebruiken?

• Ons testformulier zit in elke stemmal. Niet alleen als service en controle-mogelijkheid voor de gemeentes, maar ook voor onze eindcontrole. Let op: verwijder dit na de eerste check en in ieder geval vóór de eerste verkiezingsdag, want het is geen geldig stemformulier!
• Het testformulier dat wij in elke stemmal meesturen is meestal iets ondermaats – te klein –, omdat het dan snel op de goede plaats onder de potloodgaatjes in de deksel van de stemmal kan worden gelegd.
• Bekijk de stemmal met het eigen – ongevouwen – formulier tijdig. Dus niet pas op de eerste verkiezingsdag!

STEMGEHEIM, hoe te behouden?

Het is belangrijk het stemgeheim voor de doelgroep te waarborgen. Omdat het rode potlood tijdens het gebruik van de stemmal sporen op de stemmal kan achterlaten adviseren we vóór de eerste verkiezingsdag een rood potlood bij elke partij een paar maal van boven naar beneden door de rijen met potloodgaatjes heen te halen.

STEMMALLEN GEBRUIKT, bewaren of niet?

We adviseren de stemmallen – en de ongevouwen stemformulieren - na de verkiezing niet weg te gooien, maar ze te bewaren voor voorlichtingsbijeenkomsten bij een volgende verkiezing. Dan kunnen die al vroeg worden gepland.

STEMMALLEN MAATVERSCHIL, waardoor?

We maken de stemmallen naar het digitale ontwerp van het stemformulier, dat we van de drukkerijen krijgen. De drukkerijen kunnen grotendeels naar eigen inzicht ontwerpen. Dat kan betekenen dat de ene drukkerij voor 15 partijen een formulier van 50x50 cm maakt en een andere 70 x 50 cm voor 9 partijen.

STEMMALLEN PRIJSOPBOUW, waarom kost een kleine mal hetzelfde als een grote?

• We hebben in 2019 moeten besluiten om voor elke verkiezing dezelfde prijs voor een stemmal te rekenen. Anders kunnen we op voorhand geen offerte maken, omdat we pas in februari na het vaststellen van de kandidatenlijsten en de ontvangst van de digitale formulieren van de drukkerijen weten wát we moeten gaan maken. En gemeentes kunnen niet over een offerte beslissen zonder de prijs te kennen.
• Verder zijn de grootte van een mal of het aantal kandidaten niet de voornaamste factoren die de prijs bepalen. Per stemmal zijn alle handelingen namelijk gelijk.
• De maat van de stemmal kan enorm variëren. Dit kan liggen aan het aantal partijen, maar ook de grafische opmaak van de drukkerijen kan enorm verschillen. In Nederland zijn er 3 drukkerijen die de stembiljetten printen.
• Ter illustratie: het komt voor dat een stembiljet met 9 partijen gedrukt wordt op papier van 70 x 50 cm, terwijl een andere drukkerij 15 partijen op papier van 50 x 50 cm drukt.

STEMMALLEN SPECIALS – zoals een referendummal – , kunnen die gemaakt worden?

Bij de Gemeenteraadsverkiezingen hebben we veel speciale mallen gemaakt (o.a. voor verkiezingen van Stadsdeelcommissies en Wijkraden). We gaan ervan uit dat bij de komende verkiezingen hooguit een keer een referendum zal worden gehouden, waarvoor we een stemmal moeten maken. Door de grote druk op de productie bij de komende ‘dubbele’ verkiezing kunnen we alleen een referendummal maken met een bestaande lay-out. We hebben er 3-4 waaruit gekozen kan worden, met ‘ja/nee’ of ‘voor/tegen’. Vanzelfsprekend kan het grafische ontwerp voor de tekst vrij worden ingevuld.

VOORLICHTINGSBIJEENKOMSTEN, wanneer en hoe als ik nog geen mal heb?

We adviseren om voorlichtingsbijeenkomsten voor stembureaumedewerkers, ambtenaren en de doelgroep niet te vroeg te plannen, omdat we pas leveren op 9, 10 en 11 maart 2023. Dat geldt alleen voor nieuw deelnemende gemeentes, omdat zij nog geen gebruikte mallen hebben. Om dat op te lossen kan een bruikleenmal (mét formulieren!) worden gevraagd bij een ‘oude’ deelnemer in een nabij gelegen gemeente. Gebruik daarvoor het lijstje met gemeentes dat links op de stemmallenpagina staat, in kleur. Rood is GR2022, blauw = offerte PS/WS2023 en groen = order PS/WS2023.